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E-Mail-Vorlage in Outlook: Zeit und Nerven sparen

Mareike Erlmann

Mareike Erlmann

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Microsoft Outlook LogoWer im Büro arbeitet, kennt das: Es gibt diese Art von E-Mails, die man regelmäßig und mit stets ähnlichem Inhalt verschickt. Doch statt die recht eintönige Arbeit manuell zu erledigen, können wir auch Outlook für uns arbeiten lassen – und zwar mit praktischen E-Mail-Vorlagen. Leider ist dieses sinnvolle Hilfsmittel in Microsofts mächtigem Organizer gut versteckt. Wir erklären die Einrichtung und Nutzung hier Schritt für Schritt.
Zunächst hängt das Vorgehen von der jeweiligen Office-Version ab: In Office 2003 muss zunächst Microsoft Word als Standardeditor für E-Mails abgewählt werden. Dazu ruft man die Optionen im Menü Extras auf. Auf der Reiterkarte E-Mail-Format deaktiviert man das Kästchen E-Mail mit Microsoft Office Word 2003 bearbeiten. In Office 2007 ist dieser Schritt nicht mehr nötig.

So viel wie möglich in die Vorlage
Nun öffnet man einfach eine neue E-Mail und erstellt darin die Vorlage. Dabei hängt man auch bereits Dateien an und bearbeitet wenn möglich die Empfängerliste. Tipp: Wer will, markiert die jedes Mal zu aktualisierenden Textabschnitte. So werden die notwendigen Änderungen in der Tagesroutine garantiert nicht vergessen.

Sind alle gleichbleibenden Einstellungen gemacht, speichert man die E-Mail nun als Vorlage ab. Dazu wählt man im Menü Datei / Speichern Unter den Datei-Typ Outlook-Vorlage mit der Endung .oft aus. Hat man in Office 2003 vorher Word nicht als Editor deaktiviert, erscheint diese Option hier nicht. Outlook wählt nun automatisch den richtigen Ordner Vorlagen. Nach dem Speichern schließt man die Mail einfach. (In Office 2003 nicht vergessen, Word wieder als Editor zu aktivieren!)

Von der Vorlage zur Mail
Um diese mühsam erstellte Vorlage nun zu nutzen, muss man leider einen etwas längeren Weg gehen: Über den kleinen Pfeil neben der Schaltfläche Neu öffnet man eine Liste verschiedener Optionen. Hier klickt man den Punkt Formular wählen.

Im Drop-Down-Menü unter Suchen in arbeitet man sich nun bis Vorlagen im Dateisystem vor und wählt  die gewünschte Vorlage aus.

Nun kann man die Mail wie gewohnt bearbeiten. Das leidige Kopieren und Einfügen spart man sich und eine Menge Nerven natürlich auch!

Mareike Erlmann

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