9 Schritte, um Ihren Einstellungsbedarf zu analysieren und Ihre zukünftigen Einstellungen erfolgreich zu gestalten!

Die Personalbeschaffung hat noch nie eine so entscheidende Rolle gespielt! Unternehmen versuchen, ihre Prozesse effizienter zu gestalten und das Risiko von Fehlern zu verringern. Die Bewerber erwarten eine einwandfreie Bewerbererfahrung.

Eine Einstellung ist eine echte Investition, sowohl zeitlich als auch finanziell. Es gehört zu den Prioritäten der Personalabteilung, sicherzustellen, dass keine Zeit, kein Geld und keine Motivation aufgrund von Fehlern bei der Einstellung verloren gehen.

Es gibt eine Methode, mit der sich Einstellungen zuverlässiger gestalten und die Erfolgschancen maximieren lassen: die Analyse des Einstellungsbedarfs.

Sie wird im Vorfeld der Einstellung eingesetzt und hilft Ihnen, das richtige Talent für Ihren spezifischen Bedarf zu finden, indem Sie vorab die richtigen Fragen stellen, die Ihnen helfen, den Bedarf besser zu verstehen.

Die Analyse des Personalbedarfs ist DER Schlüssel, um die Erfolgsaussichten einer Einstellung zu erhöhen. Wie geht man dabei vor?
Wir verschaffen uns einen Überblick!

Alle Recruitment Software ansehen

Zunächst einmal: Was ist ein Einstellungsbedarf?

Der Einstellungsbedarf: Definition

Der Einstellungsbedarf ist einer der ersten Schritte im Einstellungsverfahren. Er zielt darauf ab, die Erwartungen sehr genau zu definieren, indem er auf zwei Achsen arbeitet:

• Ermittlung der Gründe für die Einstellung
• Kriterien für die Suche nach dem idealen Kandidaten festlegen.

Die Analyse dieses Einstellungsbedarfs ermöglicht es, die Erwartungen zu formalisieren und die Kriterien für die Auswahl des Kandidaten festzulegen, der den ermittelten Herausforderungen am besten entspricht.

Nicht zu verwechseln mit dem Ausdruck des Bedarfs.

Während aus der Bedarfsanalyse eine Stellenbeschreibung und ein Stellenangebot hervorgehen, erfolgt die Bedarfsäußerung unmittelbar davor.

Dabei handelt es sich um die Phase des Austauschs mit dem Manager, der die Stelle besetzen möchte: Dieser beschreibt den Kontext, die Aufgaben und die Kompetenzen, die für die zu besetzende Stelle erforderlich sind.

In diesem Stadium bleibt die Beschreibung kurz und wird in natürlicher Sprache formuliert. Die Aufgabe der Personalabteilung besteht darin, die Stelle genau zu definieren und das gesuchte Profil genau zu beschreiben. Die Personalabteilung achtet auch darauf, dass die Einstellung einem unmittelbaren Bedarf entspricht oder mit der mittel- und langfristigen Strategie des Unternehmens übereinstimmt.

Warum es wichtig ist, den Einstellungsbedarf genau zu definieren?

Ob eine Stelle geschaffen oder neu besetzt wird, für Sie ist es sicherlich von größter Bedeutung, die perfekte Kandidatenpersona einzustellen. Das heißt, denjenigen, der sich schnell in Ihr Team integrieren wird und gleichzeitig die erforderlichen Fähigkeiten mitbringt.

Die Analyse des Einstellungsbedarfs ist daher ein wichtiger Schritt. Ihre Vorteile sind zahlreich:

Es ist einfacher, das richtige Profil zu finden.

Die richtige Definition Ihrer Erwartungen hat einen direkten Einfluss auf die Qualität des Einstellungsverfahrens. Mit einer klaren Vorstellung vom gewünschten Profil und dem detaillierten Kontext der Einstellung bewaffnet, wählen Sie ohne zu zögern den am besten geeigneten Kandidaten aus.

Die Zeitersparnis ist spürbar.

Durch die Analyse und Formulierung der Erwartungen sparen Sie Zeit bei der Auswahl der Bewerbungen: Sie sortieren die nicht passenden Bewerbungen aus. Außerdem haben Sie während des gesamten Prozesses genau das Profil und die gesuchten Kompetenzen im Kopf: Sie erhöhen Ihre Chancen, die richtige Person schneller zu finden.

Sie stärken Ihre Arbeitgebermarke als Bonus.

Wenn Sie gut vorbereitet sind, ist Ihr Prozess klar und Ihr Projekt gut formuliert. Die Kommunikation Ihres Unternehmens wird aufgewertet. Es fällt Ihnen leichter, die Fragen der Bewerber im Vorstellungsgespräch zu beantworten. Ein klar definierter Rahmen und ein professionelles Vorgehen geben ihnen Sicherheit.

Diese Maßnahme trägt dazu bei, dass Ihre Arbeitgebermarke (ein wichtiges Thema im Personalwesen) mehr Wirkung entfaltet. Ein schöner Bonus!

Unsere 9 Tipps zur Optimierung Ihrer Analyse des Einstellungsbedarfs.

1. Schließen Sie interne Lösungen aus

Bevor Sie überhaupt mit den Überlegungen zu einer Stellenbeschreibung beginnen, sollten Sie sich zunächst beim Manager erkundigen, ob alle internen Lösungen in Betracht gezogen wurden. Manchmal lässt sich der Qualifikationsbedarf durch die Versetzung von Mitarbeitern, die Schulung des vorhandenen Personals oder eine Umstrukturierung des Teams decken.

Ein Mitarbeiter, der in eine neue Position befördert wird, kann manchmal besser geeignet sein als ein externer Bewerber. Außerdem ist der Prozess dann weniger schwerfällig!

2. Befragen Sie die betroffenen Abteilungen oder Manager.

Jede Einstellung entsteht aus der Äußerung eines Bedarfs, sei es durch eine Führungskraft, einen Manager oder ein Team. Es ist die Aufgabe des Personalverantwortlichen, die Beschreibung des Bedarfs zu präzisieren und zu erweitern.

Dazu können Sie vorschlagen, die Tätigkeiten des künftigen Mitarbeiters aus der Distanz zu betrachten. Bitten Sie um die Beschreibung eines typischen Tages, von Aufgaben oder Vorgängen, die zu erledigen sind, etc.

Auf diese Weise erhalten Sie eine vollständige Liste der Aufgaben und Verantwortlichkeiten und stellen sicher, dass Sie in Bezug auf das richtige Profil für die zu besetzende Stelle auf derselben Wellenlänge sind.

3. Bestimmen Sie die Ziele der Einstellung

Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters fördert die Entwicklung Ihres Unternehmens. Die Einstellung kann die Steigerung des Umsatzes unterstützen oder die Mittel bereitstellen, um Ressourcen freizusetzen, die für andere Aufgaben eingesetzt werden können.

Bei der Analyse des Einstellungsbedarfs ist es daher von entscheidender Bedeutung, die verfolgten Ziele zu bestimmen. Und Sie werden relevante Antworten finden, wenn Sie diese wenigen Fragen stellen:

• Warum muss eingestellt werden?
• Welche strategischen Ziele können damit erreicht werden?
• Werden die neu hinzukommenden Fähigkeiten den Teams helfen, die übergeordneten Ziele zu erreichen?

4. Formalisieren Sie den Bedarf an Kompetenzen.

Sie haben keine Zeit, eine umfassende Bewertung durchzuführen? Dann sollten Sie sich so weit wie möglich darauf konzentrieren, den Kompetenzbedarf zu formalisieren.

Diese müssen auf die Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten sein und gleichzeitig ein Gleichgewicht und eine Ergänzung zum Know-how des aktuellen Teams darstellen.

Begleiten Sie die Führungskraft bei der Erstellung der Liste der für die Stelle erwarteten Fähigkeiten : fachliche und technische Kompetenzen sowie soziale Kompetenz und Soft Skills.

5. Definieren Sie das Profil des idealen Kandidaten.

Das Profil des künftigen idealen Mitarbeiters festzulegen, ermöglicht eine Bestandsaufnahme der Erwartungen und gibt einen klaren Rahmen für die gewünschten Qualifikationen und die Persönlichkeit vor. Das Ziel? Dass der neue Mitarbeiter nicht nur zur Stelle, sondern auch zur Unternehmenskultur passt. Aber worauf sollte man dann achten? 👇

• Fachliche Kompetenzen: Dies sind natürlich die ersten Kriterien, die es zu untersuchen gilt. Die Fähigkeiten und Erfahrungen zu bewerten ist notwendig, bevor Sie weiter in den Prozess einsteigen. Listen Sie die Kenntnisse auf, die für die Besetzung der Stelle unbedingt erforderlich sind, aber überfrachten Sie diese Liste nicht. Der Bewerber ist kein Roboter!
• Verhaltenskompetenzen: Welche Soft Skills sind für die Tätigkeit des Unternehmens erforderlich? Das 17. Meeting des Tages hinter sich zu bringen und dabei ruhig zu bleiben, ist nicht jedermanns Sache. Kommunikation, Teamarbeit oder Stressbewältigung können Ihnen bereits als Grundlage dienen.
• Ausrichtung auf die Unternehmenskultur: Einen Bewerber ausfindig zu machen, der sich in das Arbeitsumfeld einfügt und gleichzeitig die Werte des Unternehmens teilt, ist eine Möglichkeit, die langfristige Zusammenarbeit zu erleichtern.

Unser Rat: Wenn Sie bei der Einstellung nichts falsch machen wollen, sollten Sie vor dem Vorstellungsgespräch eine erste Auswahl der Profile treffen. Und organisieren Sie am Tag X eine angemessene Beurteilung. Legen Sie je nach Branche fest, was wichtig ist, und bieten Sie technische Tests, Verhaltensinterviews oder auch simulierte Situationen an. Nichts geht über etwas Konkretes!

6. Verfassen Sie die Stellenbeschreibung.

Jetzt ist es fast geschafft! Sie haben den Bedarf perfekt aufgeschlüsselt, analysiert und verstanden. Sie sind mit allen am Prozess beteiligten Personen abgestimmt. Sie sind endlich in der Lage, Ihre Stellenausschreibung zu verfassen.

Jetzt können Sie das Ergebnis Ihrer Bemühungen erstellen: eine Stellenbeschreibung.

Sie kann aus folgenden Elementen bestehen:

• die Bezeichnung der Stelle
• die allgemeinen Ziele
• die Rolle im Unternehmen, ihre Aufgaben, das erforderliche Maß an Autorität
• seinen Platz im Organigramm / seine hierarchische Position
• die für die Stelle erforderlichen Kompetenzen: Kenntnisse, Know-how, Ausbildungsniveau usw.
• die unverzichtbaren Fähigkeiten: zwischenmenschliche, redaktionelle, körperliche, intellektuelle Fähigkeiten...
• die Abteilungen, Mitarbeiter und externen Dienstleister, mit denen der künftige Mitarbeiter in Kontakt kommen wird.
• eine Darstellung der spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten
• die Ausübungsbedingungen: Stundenvolumen, Arbeitszeiten, Reisen, besondere Anforderungen, Standort der Stelle, Beschreibung des Arbeitsumfelds.
• die Entwicklungsmöglichkeiten der Stelle
• die Vergütung und ihre Zusammensetzung (Festgehalt, variable Vergütung, Provisionen, Vergünstigungen).

Und aus Ihrem Stellenprofil wird dann die Stellenanzeige entstehen.

7. Geben Sie sich Zeit und Mittel, um besser antizipieren zu können.

Viele Unternehmen stellen unter Zeitdruck ein. Die Analyse des Einstellungsbedarfs wird in diesem Fall vernachlässigt oder schnell abgehandelt.

Nehmen Sie sich die Zeit, eine umfassende und aussagekräftige Beschreibung der zu besetzenden Stelle zu erstellen, ist eine gute Praxis, die Sie so schnell wie möglich umsetzen sollten!

Der nächste Schritt? Denken Sie an die Beschäftigungs- und Kompetenzplanung(GPEC). Damit können Sie einen Sockel an Ressourcen aufbauen, der für Ihre globalen Einstellungsmaßnahmen bestimmt ist, unabhängig davon, ob diese im Notfall durchgeführt oder im Vorfeld vorbereitet werden!

8. Erstellen Sie einen vorausschauenden Einstellungsplan.

Der Einstellungsplan ist Ihr Fahrplan, um den zukünftigen Bedarf zu antizipieren. In diesem Plan werden alle Einstellungen erfasst, die in Übereinstimmung mit der GPEC über kurz oder lang geplant sind. Ein Qualitätsplan wird genau definiert mit den verfügbaren Stellen, den gesuchten Profilen, den Einstellungsterminen und dem zugewiesenen Budget. Ein echtes GPS für den Personalverantwortlichen!

Um effizient zu sein, muss er jedoch die Herausforderungen und internen Entwicklungen des Unternehmens und des Marktes in Frankreich und auf internationaler Ebene antizipieren. Die schnelle Entwicklung bestimmter Berufe erfordert ständig neue Anpassungen der Ressourcen und Stellen. Wenn Sie das GPS nicht auf den neuesten Stand bringen, gehen Sie das Risiko ein, in einer Sackgasse zu enden ... Eine flexible Organisation ist dann unerlässlich, um sich reaktionsschnell an die Entwicklung des Unternehmens anzupassen.

9. Zeigen Sie Anpassungsfähigkeit.

Angesichts der Veränderungen des Marktes und der Bedürfnisse des Unternehmens sowie in Abhängigkeit von jedem einzelnen Kandidaten ist Anpassungsfähigkeit während des Einstellungsprozesses unumgänglich. Die Einstellung für eine Stelle ist ein bisschen wie die Teilnahme an einem Fußballspiel: Es kann jederzeit die Richtung ändern! Bleiben Sie dran und passen Sie den Schuss um ein paar Prozent an :

• an Bewerbungen: Der perfekte Kandidat, der Ihrer Suche in allen Punkten entspricht, existiert vielleicht nicht. 🐑 Einige Profile werden nicht genau der Stellenbeschreibung entsprechen, können aber ein maximales Entwicklungspotenzial bieten. Machen Sie nicht den Fehler, sie von vornherein auszuschließen.

• dem Arbeitsmarkt: Er verändert sich sehr schnell. Bestimmte Profile werden sehr gefragt sein, während es in bestimmten Sektoren an Bewerbern mangelt. Übernehmen Sie die Verantwortung , die Kriterien oder Vertragsarten an das jeweilige Umfeld anzupassen.

• an den Personalbedarf des Unternehmens: Ein neuer Bedarf? Ein anderer Bedarf? Die Entwicklung des Unternehmens kann zu einer neuen Richtung und zu Strategieänderungen führen. Alles ist eine Frage der Anpassung, um den Vorteil gegenüber der Konkurrenz zu behalten.

Welche Instrumente können Ihnen dabei helfen?

Der Fragebogen zum Einstellungsbedarf

Um dem Manager zu helfen, seinen Einstellungsbedarf auszudrücken und zu formalisieren, warum nicht einen speziellen Fragebogen erstellen?

Einige Beispiele für Felder, die in diesem Formular hinzugefügt werden können:

• die Bezeichnung der Stelle,
• die Abteilung und der Manager, die den Bedarf äußern,
• eine Zusammenfassung der Stelle und des Einstellungskontexts,
• eine Liste der wesentlichen Funktionen,
• die Voraussetzungen (Erfahrung, Ausbildung),
• die geforderten Fähigkeiten und Kenntnisse.

Dieses Dokument ist eine gute Grundlage, um mit der Analyse zu beginnen und Zeit zu sparen. Perfekt, da einfach und schnell umzusetzen! Die Personalabteilung erhält eine detaillierte und präzise, vor allem aber zwischen allen Abteilungen und Managern abgestimmte Anforderung.

Die Tabelle zum Einstellungsbedarf

Hierbei handelt es sich um ein umfassenderes Dokument zur Ermittlung des Bedarfs. Es kann in Form eines Rasters zur Definition des Bedarfs dargestellt werden. Sie hilft auch bei der Priorisierung der verschiedenen Maßnahmen.

Diese Tabelle wird Ihnen helfen, die Fragen zu beantworten: Wer, um was, wie, warum und wann zu tun?

Sie können es in verschiedenen Schritten zusammenstellen:

1. machen Sie eine Liste der in Ihren Teams vorhandenen Kompetenzen ;
2. Wenn bestimmte Kompetenzen nur bei einer Person vorhanden sind, geben Sie an, ob ein Vertretungssystem erforderlich ist (Wer übernimmt die Aufgaben dieser Person, wenn sie abwesend ist? Kann ein Mitarbeiter geschult werden oder sollte eine Neueinstellung in Betracht gezogen werden?) ;
3. heben Sie die fehlenden Kompetenzen hervor. Unterscheiden Sie zwischen Kompetenzen, die derzeit fehlen (dringend erforderlich), und Kompetenzen, die im Hinblick auf die vom Unternehmen geplante Entwicklung benötigt werden (zu planen).

Beispiel:

Die Aufgabe dieser Tabelle ist es, Ihnen zu helfen, in der Praxis klarer zu sehen. Allerdings ist diese Tabelle allein nicht alles! Sie muss mit anderen Elementen wie dem Stellenbeschreibungsbogen oder dem Anforderungsprofil kombiniert werden, die ideal sind, um alle mit der Stelle verbundenen Aufgaben genau zu strukturieren.

Das Anforderungsprofil für die Personalbeschaffung

Betrachten Sie das Anforderungsprofil als den ersten Teil Ihrer Personalbeschaffungsmaßnahme, die sogenannte Gründungsphase. Dieses Vorbereitungsdokument enthält die Schlüsselinformationen der Bewerbung:

• die Stelle,
• die Aufgaben,
• die Art des gesuchten Mitarbeiters und der Kontext,
• die Gründe für die Einstellung.

Idealerweise enthält es auch einen Punkt über die Vergütung der Person. Das ist nicht systematisch, aber eine vorsichtige Lösung, um sich an das verfügbare Budget anzupassen und zu vermeiden, dass Zeit mit zukünftigen Talenten verschwendet wird ... deren Gehaltsvorstellungen zu weit auseinander liegen.

☝️ Achten Sie darauf, diesen Bogen nicht mit dem Fragebogen zu verwechseln, der flexibler und kollaborativer ist.

• Der Fragebogen dient nämlich dazu, dass die Teams den spezifischen Bedarf definieren, bevor er an das Personalmanagement weitergeleitet wird.
• Das Anforderungsformular ist ein formelleres Dokument, das von der Hierarchie bestätigt wird und als Grundlage für die Erstellung der Stellenausschreibung dient.

Dieser entscheidende Schritt vermeidet Unklarheiten und stellt sicher, dass die Anforderungen von allen in Ihrem Unternehmen in einem frühen Stadium des Prozesses geteilt werden. Ein klares Dokument ist besser als ein großer Moment der Einsamkeit während des Vorstellungsgesprächs, wenn Sie gefragt werden, warum es die Stelle gibt. 😬

Software für die Personalbeschaffung

Um Ihr Einstellungsverfahren zu erleichtern, zu harmonisieren und professioneller zu gestalten, sollten Sie die Anschaffung spezieller Software in Betracht ziehen. Diese sind wertvolle Helfer, die dem Personalverantwortlichen Zeit sparen und ihn von zeitraubenden oder sich wiederholenden Aufgaben entlasten.

🛠 Hier sind Beispiele für Software , die Sie bereits in der Phase der Analyse des Einstellungsbedarfs unterstützt :

• Beetween optimiert die gesamte Phase im Vorfeld der Personalbeschaffung und noch mehr : Sie tauschen sich über integriertes Messaging direkt mit den von der Einstellung betroffenen Personen aus, Sie richten Einstellungsgenehmigungsanträge direkt im Kollaborationstool ein und bleiben durch Benachrichtigungen über den Fortschritt Ihrer Anträge auf dem Laufenden;
  
  
• Taleez automatisiert Ihre Anträge auf Stelleneröffnung mithilfe eines speziellen Moduls: Sie definieren Rollen (Antragsteller/Validierer), Sie erstellen Vorlagen, Sie verfolgen Ihre Anträge auf einem in Echtzeit aktualisierten Verfolgungs-Dashboard, und sobald ein Antrag validiert ist, wird er automatisch in Ihr ATS integriert.
  
  

Wie auch immer Sie sich entscheiden, mit einem ATS können Sie einfacher und schneller einstellen und gleichzeitig die für den Prozess relevanten Informationen zentralisieren. Und ein nicht zu unterschätzender Bonus: Diese Software bietet Ihnen die Möglichkeit, Aufgaben zu automatisieren; zum Beispiel das automatische Sortieren von Lebensläufen nach vorher festgelegten Kriterien.

Alle Recruitment Software ansehen

Lassen Sie die Analyse des Personalbedarfs in Ihrem Unternehmen aufblühen!

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Analyse des Einstellungsbedarfs ein wesentlicher Schritt in Ihrem Einstellungsprozess ist. Wenn Sie ihr Zeit und Aufmerksamkeit widmen, wird sie es Ihnen danken, denn ihre Vorteile sind zahlreich: eine bessere Organisation, eine deutliche Zeitersparnis, eine gute Praxis, um Ihre Arbeitgebermarke besser glänzen zu lassen.

So können Sie sich in aller Ruhe dem Rest des Prozesses widmen: die Stellenanzeige veröffentlichen, die Bewerbungen sortieren und die besten auswählen, festlegen, wer sich um die Einstellung kümmert und welche Methode für die Vorstellungsgespräche empfohlen wird. Und vergessen Sie nicht, den Vertrag zu unterzeichnen und das Onboarding durchzuführen, um die Erfahrung des Bewerbers zu optimieren!