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Notion vs monday.com: Was ist jedes Tool für Ihre Projekte, Aufgaben und Automatisierungen wirklich wert?

Von Ainhoa Carpio-Talleux

Am 2. Juni 2025

Notion oder monday.com ? Wenn Sie nach einem All-in-One-Tool suchen, um Ihre Projekte zu steuern, Aufgaben zu organisieren und Informationen zu zentralisieren, ist es gut möglich, dass diese beiden Namen auf Ihrer Liste ganz nach oben gerückt sind. Und das aus gutem Grund, denn sie sind heute zwei der beliebtesten Managementplattformen, um die Zusammenarbeit zu verwalten, die Aufgabenverfolgung zu optimieren und Informationen in gemeinsam genutzten Dokumenten zu zentralisieren.

Aber zwischen einem ultraflexiblen modularen Workspace (Notion) und einem visuellen und automatisierten Projektmanagement-Tool (monday.com) ist das Match alles andere als eindeutig.

👉 Ob Sie Freiberufler, Unternehmer oder Projektmanager sind, die richtige Wahl hängt von Ihren tatsächlichen Bedürfnissen ab:

  • Ein Teamprojekt oder einen Redaktionsplan verwalten?
  • Ihre Workflows automatisieren, ohne zu codieren?
  • Daten, Dokumente und Kundenbetreuung zentralisieren?

In diesem Artikel helfen wir Ihnen, eine kluge Entscheidung zu treffen. Wir vergleichen monday.com und Notion Punkt für Punkt: Funktionen, Preise, Automatisierung, Zusammenarbeit, KI, Integrationen, Schnittstelle... und wir geben Ihnen konkrete Anwendungsfälle für jedes Tool an die Hand.

☝️Prêt bei der Auswahl der idealen Waffe, um die Kontrolle über Ihre Projekte zurückzugewinnen? Dann kann es losgehen.

Was ist monday.com?

Allgemeine Vorstellung von monday.com

monday.com ist eine Managementplattform für die Zusammenarbeit, die für Teams gedacht ist, die die Kontrolle über ihre Projekte, Aufgaben und Ressourcen behalten wollen, ohne sich in zu komplexen Tools zu verlieren. monday.com wurde 2014 ins Leben gerufen und hat heute weltweit mehr als 180.000 Unternehmenskunden. Zu ihnen gehören Coca-Cola, Hulu oder auch Deezer. Diese Lösung ermöglicht eine intuitive Nutzung, selbst für Unternehmen, die diese Art von Managementplattform erst entdecken.

Sein Konzept? Ein Work OS (Arbeitsbetriebssystem), mit dem Sie alle Ihre Informationsflüsse erstellen, automatisieren, verfolgen und zentralisieren können - und das alles über eine visuelle und anpassbare Oberfläche.

🎯 Es spricht sowohl kleine und mittelständische Unternehmen als auch große Produkt-, Marketing- oder IT-Teams an, insbesondere wegen seiner Fähigkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten und dabei den Überblick zu behalten.

monday.com positioniert sich als robuste Alternative zu Tools wie Trello oder Asana, jedoch mit mehr Struktur, Automatisierungen und Berichtswesen. Mit einer visuellen Benutzeroberfläche, leistungsstarken Funktionen und einer Logik, die auf Unternehmen zugeschnitten ist, ist monday.com eine Managementlösung, die darauf ausgelegt ist, die Teamarbeit zu verbessern, Prozesse zu optimieren und die täglichen organisatorischen Anforderungen zu erfüllen.

Hauptfunktionen von monday.com

monday.com beschränkt sich nicht darauf, Aufgaben zu verwalten. Vielmehr strukturiert es Ihre Projekte wie eine gut geölte Maschine. Hier sind die Schlüsselfunktionen, die monday.com je nach den Bedürfnissen Ihrer Teams anbietet:

  • Anpassbare Tabellen mit mehreren Spalten (zugewiesene Person, Status, Deadline, Dateien, Zahlen ...) ;
  • mehrere Ansichten wie Kanban-Ansicht, Kalender, Timeline, Gantt, Workload ;
  • Leistungsstarke Automatisierungen: ohne Code, mit Triggern, Bedingungen und benutzerdefinierten Aktionen ;
  • konsolidierte Dashboards, um mehrere Projekte zusammenzufassen und den Gesamtfortschritt zu verfolgen ;
  • integrierte Zeitverfolgung;
  • Management der Abhängigkeiten zwischen Aufgaben, mit visueller Anzeige der Verkettungen ;
  • KI-Funktionen: Schreiben, Zusammenfassen, Aufgabenvorschläge ;
  • über 200 native Integrationen: Slack, Google Workspace, Notion, Zoom, HubSpot, Microsoft Teams, etc.

monday.com ist auch für CRM-, HR- oder IT-Nutzungen skalierbar, dank seiner gebrauchsfertigen Vorlagen und erweiterten Optionen für die Verwaltung von Rollen und Rechten.

Vor- und Nachteile von monday.com

monday.com ist ein echtes, intelligentes Dashboard zur Steuerung der Teamarbeit. Aber es erfordert auch eine gewisse Strukturierung, um sein volles Potenzial zu entfalten.

✅ Hier sind die Stärken, die erklären, warum so viele Teams monday.com als zentrales Managementinstrument einsetzen:

  • eine moderne, visuelle Benutzeroberfläche, die auch für Nicht-Techniker leicht zu übernehmen ist ;
  • eine erweiterte Anpassung von Tabellen und Spalten an Ihre Geschäftsprozesse ;
  • vielfältige und leistungsstarke Ansichten (Zeitachse, Gantt, Arbeitsbelastung...) ;
  • No-Code-Automatisierungen, die wertvolle Zeit bei wiederkehrenden Aufgaben sparen ;
  • konsolidiertes Reporting über mehrere Projekte hinweg über visuelle Dashboards ;
  • skalierbar, daher sowohl für Freelancer als auch für große Teams geeignet ;
  • sehr viele native Integrationen zur Zentralisierung von Informationen.

Es handelt sich um eine umfassende Managementlösung, die sowohl den Bedürfnissen von Freelancern als auch den Anforderungen großer Unternehmen gerecht wird und gleichzeitig eine Zentralisierung der Informationen gewährleistet.

❌ Das Tool ist nicht frei von Mängeln, insbesondere wenn Sie eine minimalistische oder schlüsselfertige Lösung suchen:

  • eine steilere Lernkurve als bei einem einfachen Tool wie Notion oder Trello ;
  • eine dichte Oberfläche, die ohne eine gute Strukturierung schnell komplex werden kann ;
  • eine kostenlose Version, die auf 2 Nutzer und 3 Tabellen beschränkt ist und für ein Team nicht ausreicht ;
  • erweiterte Funktionen (Gantt, Abhängigkeiten, Dashboards), die den kostenpflichtigen Plänen vorbehalten sind;
  • höherer Preis, wenn man die Automatisierungen und Integrationen voll ausschöpfen will.

Was ist Notion?

Überblick über Notion

Notion ist mehr als ein einfaches Notiz-Tool. Es ist eine modulare Produktivitätsplattform, die alles rund um die Arbeit organisiert: Projekte, Aufgaben, Dokumente, Datenbanken, Inhalte, CRM, Team-Wikis usw.

Was verspricht sie? Ihnen einen anpassbaren Arbeitsbereich zu bieten, der nicht codiert werden muss und in dem man seine eigenen Tools aus Blöcken (Text, Tabelle, Checkliste, Datum, Formel...) zusammenstellen kann.

🎯 Notion ist seit 2020 explodiert und zum Liebling von agilen Gründern, Unternehmern und Managern geworden. Im Jahr 2024 beansprucht die Plattform weltweit mehr als 30 Millionen Nutzer. Notion wird weltweit von Millionen von Teams wie Figma, Duolingo, Reddit oder Match Group genutzt. Notion ist für Freiberufler, Start-ups, kleine und mittelständische Unternehmen und sogar große Konzerne gleichermaßen geeignet.

Notion ist eine anpassbare Arbeitsplattform, die sich ideal für die Erstellung strukturierter Dokumente, die Organisation von Projekten oder die Verwaltung eines internen Informationssystems eignet.

Hauptfunktionen von Notion

Notion zeichnet sich durch seine extreme Flexibilität aus. Hier sind die wichtigsten Bausteine, die das Tool bietet :

  • ein ultraflexibler Dokumenteneditor: Text, Bilder, Embeds, Code, Tabellen, Callouts usw. ;
  • Dynamische Datenbanken: Excel-Tabelle, Kanban, Kalender oder Galerie ;
  • gebrauchsfertige Templates: Projektmanagement, CRM, Produkt-Roadmap, HR-Datenbank... ;
  • Notizen, die mit den Projekten verbunden sind (ideal für Besprechungen, Briefings, Protokolle) ;
  • Gemeinsame Arbeitsbereiche zum Zusammenarbeiten, Kommentieren und Strukturieren von Teaminformationen ;
  • eine leistungsstarke Suchmaschine, mit der Sie jedes Element in Sekundenschnelle finden können ;
  • eine geräteübergreifende Synchronisation und ergonomische mobile Anwendungen;
  • eine native Integration von Notion KI, um Inhalte zu generieren, zusammenzufassen, neu zu formulieren und zu organisieren.

Notion gibt keinen Rahmen vor, man kann mit einem leeren Blatt Papier beginnen und alles nach seinen Bedürfnissen aufbauen oder sich auf die Galerie der Community-Templates stützen. Dank dieser flexiblen Funktionen lässt sich Notion an fast jeden Anwendungsfall anpassen - von der Projektverfolgung bis hin zur Dokumentenlenkung.

Vor- und Nachteile von Notion

Notion besticht durch seine Flexibilität und die Möglichkeit, sich an fast jeden Zweck anzupassen. Doch diese Freiheit hat auch ihre Grenzen. Hier ist ein Überblick über die Stärken und Schwächen des Tools, damit Sie herausfinden können, ob es wirklich zu Ihren Bedürfnissen passt.

✅ Notion ist der perfekte Werkzeugkasten für alle, die gerne ihr eigenes System aufbauen. Hier ist, was es so beliebt macht:

  • ultra-personalisierbar: Sie erstellen Ihre eigenen Workflows, Datenbanken, Dashboards oder Wikis ;
  • elegantes, minimalistisches Design: angenehm im täglichen Gebrauch, ohne visuelle Ablenkung ;
  • vielseitig: ein einziges Tool für Aufgabenverwaltung, Notizen, Dokumentation, Datenbanken und sogar CRM ;
  • Nativ integrierte KI: automatische Zusammenfassungen, unterstütztes Schreiben, Generierung von Inhalten - eine echte Zeitersparnis ;

  • Umfangreiche Templates: Eine aktive Community bietet Vorlagen für jeden Zweck (Projekte, Personalwesen, Redaktionsplanung ...) ;
  • reibungslose Zusammenarbeit: Kommentare, Erwähnungen, gemeinsame Nutzung von Seiten, Änderungsprotokoll;
  • Erschwinglicher Preis: Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist ausgezeichnet, und die kostenlose Version ist bereits sehr umfangreich.

❌ Aber Notion ist nicht perfekt. Es gibt auch einige Einschränkungen, die man im Hinterkopf behalten sollte, bevor man es einsetzt:

  • keine vorgeschriebene Struktur: Alles muss selbst erstellt werden, was weniger organisierte Profile verwirren kann ;
  • wenig erweiterte native Funktionen für das Projektmanagement (kein Gantt, wenig Automatisierungen, keine Abhängigkeiten) ;
  • begrenzte Automatisierungen ohne die Hilfe von externen Tools wie Zapier oder Make ;
  • Lernkurve, wenn man komplexe Datenbanken strukturieren will ;
  • manchmal langsame Leistung bei sehr großen oder in großem Umfang geteilten Bereichen.

monday.com vs. Notion: Vergleichen Sie die Funktionen.

Im Folgenden finden Sie einen zusammenfassenden Vergleich der wichtigsten Funktionen, die von einer modernen Managementplattform erwartet werden, um Ihnen bei der Auswahl der Plattform zu helfen, die Ihren geschäftlichen Anforderungen am besten entspricht.

Funktionalität monday.com Notion
Projektmanagement ✅ Strukturiert mit mehreren Ansichten, Abhängigkeiten, Dashboards. ✅ Flexibel, muss aber manuell aufgebaut werden.
Mehrere Ansichten (Kanban, Gantt, etc.) ✅ Ja (Kanban, Gantt, Kalender, Timeline, Arbeitsbelastung). ✅ Ja, aber eingeschränkter (Kanban, Kalender, Tabelle, Galerie).
Verfolgung von Aufgaben ✅ Zuweisbare Aufgaben mit Status, Deadlines und Automatisierungen. ✅ Über eine Datenbank anpassbare Aufgaben.
Automatisierungen ✅ Erweitert, no-code, eingebaut. ⚠️ Begrenzt, erfordern Zapier oder Make.
KI-Funktionen ✅ Integriert (Schreiben, Zusammenfassung, Antworten, Vorschläge). ✅ Notion AI integriert (Generierung, Zusammenfassungen, Neuformulierung ...)
Tabellen ✅ Multiprojekt, KPIs, konsolidierte Ansichten. ⚠️ Von Hand mit verknüpften Datenbanken zu erstellen.
Sofort einsatzbereite Templates ✅ Zahlreiche Templates nach Geschäftszweck. ✅ Sehr umfangreiche Bibliothek (offiziell + Community).
Zusammenarbeit im Team ✅ Erweitert: Erwähnungen, Benachrichtigungen, Verlauf, feine Berechtigungen. ✅ Einfaches Teilen, Kommentare, Nachverfolgung, aber feinere Rechte.
CRM & andere Module ✅ Ja, dedizierte Module für CRM, HR, IT, Marketing. ⚠️ Selbst zu bauen über Basis + benutzerdefinierte Eigenschaften.
Notizen machen & Dokumentation ⚠️ Möglich, aber begrenzt (kein zentraler Anwendungsfall). ✅ Kern des Tools: Wiki, Meeting Notes, SOPs, Briefs etc.
Datenbasis ✅ Typisierte Spalten, mehrere Ansichten, tabellenübergreifende Beziehungen. ✅ Sehr mächtig: Beziehungen, Filter, Formeln, benutzerdefinierte Ansichten.
Zeitmanagement ✅ Eingebaut: natives Time Tracking pro Benutzer. ⚠️ Muss manuell oder über Integration von Drittanbietern implementiert werden.
Mobile Schnittstelle ✅ Vollständig, optimiert für Projektmanagement von unterwegs. ✅ Fließend, ideal für Notizen, Aufgaben, Grundlagen, schnelles Nachschlagen.

Fokus Projektmanagement

👉Wenn es Ihre Priorität ist, Ihre Projekte von A bis Z im Griff zu haben, ist monday.com eindeutig einen Schritt voraus. Das von Anfang an für das kollaborative Projektmanagement gedachte Tool bietet eine robuste Struktur, mehrere Ansichten (Gantt, Timeline, Workload...) und eine echte Multiprojektsteuerung. Ideal für Teams, die mit mehreren Deadlines, Beteiligten und Freigabeebenen jonglieren.

monday.com ermöglicht :

  • den Fortschritt mehrerer Projekte gleichzeitig zu visualisieren,
  • die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu verwalten,
  • Blockadepunkte schnell identifizieren,
  • Status, Dateien, Kommentare und Deadlines an einem Ort zentralisieren.

👉 Notion seinerseits kann Projektmanagement betreiben, aber das ist nicht seine eigentliche Bestimmung. Es ist vielmehr ein flexibler Arbeitsbereich, den man an eine Projektlogik anpassen kann. Man kann hier Datenbanken mit Status, Datum, Verantwortlichen und sogar eine Kalender- oder Kanban-Ansicht erstellen. Aber alles muss man selbst aufbauen, und einige wesentliche Bausteine (wie Abhängigkeiten oder Alerts) sind nicht nativ.

💡Zusammengefasst:

  • Für ein strukturiertes und skalierbares Projektmanagement ist monday.com die schlüsselfertige Lösung.
  • Für eine freie, individuelle, kreative Organisation wird Notion den Job erledigen, vorausgesetzt, Sie mögen es, Ihr eigenes System zu bauen.

Fokus auf Organisation und Aufgabenmanagement

Wenn es um die tägliche Verwaltung von Aufgaben geht, glänzen beide Tools - aber nicht aus denselben Gründen.

👉Notion glänzt als persönliches Kontrollzentrum oder maßgeschneiderte Aufgabenliste. Mithilfe seiner Datenbanken kann man ein Getting Things Done (GTD)-System, einen minimalistischen Kanban oder eine hyperfokussierte Kalenderansicht erstellen. Das ist ideal für Freiberufler, Designer oder Manager, die ein schlankes Werkzeug suchen, das perfekt auf ihre Arbeitsweise zugeschnitten ist. Man kann seine Besprechungsnotizen mit seinen Aufgaben verknüpfen, reichhaltige Inhalte integrieren, Tags oder Prioritäten hinzufügen - kurzum: alles ist formbar.

👉monday.com hingegen setzt sich durch, sobald es mehrere Personen, mehrere Projekte oder mehrere Freigabeebenen gibt. Dann wird eine Stufe höher geschaltet. Aufgaben werden im Team verfolgt, jedem zugewiesen, mit Status und geteilten Ansichten (Tafel, Kanban, Timeline...). Das Tool ermöglicht auch die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben, Mahnungen oder Benachrichtigungen: ein echtes Plus, um auf Kurs zu bleiben.

💡Zusammengefasst:

  • Notion ist perfekt für ein individuelles oder kontextbezogenes Aufgabenmanagement, das sehr anpassbar ist.
  • monday.com eignet sich viel besser für ein kollaboratives und operatives Management mit integriertem Reporting und Teamverfolgung.

Fokus Automatisierung

👉Hier vergrößert monday.com oft den Abstand. Denn monday.com integriert ein leistungsstarkes Automatisierungssystem, das ohne eine Zeile Code zugänglich ist. Konkret kann man Regeln einrichten wie z. B. :

  • "Wenn eine Aufgabe auf "Erledigt" wechselt, benachrichtige die nächste Person."
  • " Jeden Montagmorgen automatisch eine neue Aufgabe erstellen."
  • " Eine E-Mail oder eine Slack-Erinnerung senden, wenn sich eine Deadline nähert."

Diese Automatisierungen sind nativ, visuell und lassen sich für fast alle Aktionen des Systems (Status, Datum, Zuweisungen, Dateien ...) deklinieren. Folglich spart man Zeit, vermeidet Vergesslichkeit und macht die Prozesse zuverlässiger, ohne von einem externen Tool abhängig zu sein.

👉 Notion hingegen ist auf diesem Gebiet weniger weit fortgeschritten. Es verfügt über keine native Automatisierungsmaschine (zumindest nicht zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels, Anfang Juni 2025). Um einen Workflow zu automatisieren, muss man auf Tools von Drittanbietern wie Zapier, Make oder Notion API zurückgreifen, was eine zusätzliche Schicht an Komplexität mit sich bringt. Das ist zwar möglich, aber weniger flüssig, vor allem, wenn man im Umgang mit diesen Werkzeugen nicht geübt ist.

💡Zusammengefasst:

  • monday.com ist die offensichtliche Wahl, wenn Sie mit schlüsselfertigen Automatisierungen Zeit sparen wollen.
  • Notion kann automatisiert werden, aber um den Preis einer eher technischen und ausgelagerten Konfiguration.

Fokus auf KI

Seit der Integration von künstlicher Intelligenz in ihre Tools setzen sowohl Notion als auch monday.com auf KI-gestützte Effizienz. Aber auch hier unterscheiden sich ihre Ansätze.

👉 Notion AI hat als einer der ersten die Reißleine gezogen, und das spürt man. KI ist tief in das Schreiberlebnis integriert:

  • Generierung von Inhalten (Briefing, Artikel, Besprechungsnotiz, Marketingplan ...) ;
  • automatische Zusammenfassung einer Seite oder eines Dokuments ;
  • Umformulierung, Korrektur, Übersetzung ;
  • Erstellung von Checklisten oder Aufgaben aus einem Text.

Notion wird zu einem echten persönlichen Schreibassistenten, der für alle, die Dokumentationen, Prozesse, Berichte oder redaktionelle Inhalte verwalten, sehr nützlich ist.

👉 monday.com wiederum nutzt KI auf eine eher an der betrieblichen Produktivität orientierte Weise. Das Tool bietet :

  • Vorschläge für Aufgaben oder Automatisierungen ;
  • Generierung von Zusammenfassungen von Updates oder Threads ;
  • Vorbereitung von Antworten auf Kommentare ;
  • Empfehlungen zur Organisation von Workflows oder zur Priorisierung von Aktionen.

Es handelt sich um eine stärker kontextbezogene KI, die darauf ausgelegt ist, die Teamarbeit reibungsloser zu gestalten und Prozesse zu optimieren.

💡Zusammengefasst:

  • Notion AI ist die beste Wahl für diejenigen, die viel Textinhalt zu generieren oder zu strukturieren haben.
  • monday AI zeichnet sich für diejenigen aus, die kollaborative Projekte automatisieren, priorisieren oder klären wollen.

monday.com vs. Notion: Vergleichen Sie die Preise.

Plan / Funktionalität monday.com Notion
Kostenloser Plan ✅ Kostenloser Plan :
  • bis zu 2 Nutzer
  • 3 Tabellen
  • 200 Vorlagen
  • 8 Arten von Spalten
✅ Kostenloser Plan :
  • unbegrenzte Nutzer,
  • unbegrenzt viele Seiten,
  • begrenzte Blöcke (1000+)
Basic-Plan 9 € / Nutzer / Monat:
  • unbegrenzte Elemente
  • 5 GB
  • 1 Dashboard
9,50 € / Benutzer / Monat :
  • Upload von Dateien unbegrenzt
  • Unbegrenzte Grafiken
  • Eigene Formulare
  • Eigene Websites
Standard-Plan 12 € / Nutzer / Monat :
  • Gantt-Ansichten & Kalender
  • Gäste
  • 250 Auto-Aktionen
Pro-Plan 19 € / Nutzer / Monat:
  • Zeitverfolgung
  • 25.000 Aktionen auto.
  • 20 Board-Tafeln
19,50 € / Benutzer / Monat :
  • SSO SAML
  • Jede beliebige Seite überprüfen
  • Private Teambereiche
  • Bedingte Logik für Formulare
  • Verifizierung von Domains
  • KI-Notion enthalten
Enterprise Plan Nach Kostenvoranschlag:
  • erweiterte Sicherheit
  • SSO
  • vollständige Adminkontrolle
  • 50 Dashboards
Auf Kostenvoranschlag :
  • Erweiterte Verwaltung von Rechten,
  • SSO,
  • Log-Audit
KI-Funktionen ✅ 500 Credits/Monat ab dem Basic-Plan enthalten. ✅ Nativ enthalten im Plan Pro und +.

📌 Zu beachten:

  • monday.com rechnet pro Nutzer ab, was bei großen Teams schnell in die Höhe gehen kann.
  • Notion ist flexibler in der Einzelnutzung und bietet ein großzügigeres kostenloses Angebot für Freelancer oder Solo Maker.

monday.com vs. Notion: Welche Benutzeroberfläche ist intuitiver?

Ein gutes Tool ist auch ein Tool, das man gerne benutzt. Hier sehen Sie, wie sich monday.com und Notion in Bezug auf die Benutzererfahrung vergleichen.

Kriterium der Benutzeroberfläche monday.com Notion
Schneller Einstieg ⚠️ Reichhaltige Schnittstelle, erfordert eine kleine Eingewöhnungszeit. ✅ Sehr zugänglich, erfordert keine Eingewöhnungszeit.
Visuelle Schnittstelle ✅ Farbige Tabellen, klarer Status, modulare Spalten. ✅ Schlichtes, minimalistisches Design, angenehm zu lesen.
Navigation ✅ Organisiert durch Tabellen, Filter, Seitenmenüs. ✅ Durch Baumstruktur (Seiten und Unterseiten), sehr intuitiv.
Bearbeitung von Inhalten ⚠️ Mehr daten- und aufgabenorientiert. ✅ Flüssiges Bearbeitungserlebnis, ähnlich wie Google Docs.
Visuelle Anpassung ✅ Sehr weitgehend: Farben, Spalten, Emojis, Status. ⚠️ Schlichter, aber mit Symbolen und Bannern anpassbar.
Mobiler Modus ✅ Mobile Anwendung, die für das Projektmanagement optimiert ist. ✅ Sehr flüssige Anwendung für Notizen, Durchsicht, schnelle Änderungen.
UX für Teams ✅ Mehrere Ansichten, Aktivitätsfluss, Filter, mehrere Projekte. ⚠️ Weniger für Multiprojekt / gemeinsames Reporting gedacht.

💡Zusammengefasst:

  • Notion ist einfacher, schneller zu erlernen und bietet eine flüssige Erfahrung beim Erstellen, Organisieren und Schreiben.
  • monday.com ist dichter, aber für die Steuerung von Teams gedacht, mit einer operativeren und strukturierteren Oberfläche.

monday.com vs. Notion: Vergleichen Sie die Integrationen.

Ein gutes Managementtool funktioniert nicht in einem Silo. Je mehr es sich mit Ihren Alltagstools (Slack, Drive, CRM, E-Mails...) verbindet, desto mehr wird es zu einem effizienten Hub für Zusammenarbeit und Automatisierung.

👉 Anzahl der verfügbaren Integrationen.

  • Begriff: ⭐⭐⭐⭐☆ :
    Über 100 verfügbare Integrationen, mit den wichtigsten: Slack, Google Drive, Figma, GitHub, Zoom, Typeform... aber einige fortgeschrittene Integrationen erfordern Zapier oder Make.
  • monday.com: ⭐⭐⭐⭐⭐ :
    Über 200 native Integrationen, die direkt über die Plattform zugänglich sind: Slack, Gmail, Zoom, Google Sheets, Outlook, Notion, HubSpot, Salesforce, Zapier... Ein echtes verbundenes Ökosystem, ohne Drittanbieter-Tools.

👉 Einfache Einrichtung.

  • Notion: ⭐⭐⭐☆☆.
    Integrationen sind einfach zu aktivieren, wenn es um Embeds oder Benachrichtigungen geht. Aber keine native Automatisierungslogik. Für komplexe Szenarien muss man auf Plattformen von Drittanbietern zurückgreifen.
  • monday.com: ⭐⭐⭐⭐☆.
    Die Integrationen sind klar, geleitet und oft mit Automatisierungen verbunden. Von jeder Tabelle aus kann man eine Verbindung (Slack, Google usw.) aktivieren und sie mit einer Regel koppeln: einfach und leistungsstark.

👉 Personalisierung und Automatisierung.

  • Begriff: ⭐⭐☆☆☆.
    Es gibt nur wenige integrierte Automatisierungen. Die Integrationen sind statisch und oft auf die Anzeige beschränkt (embed, dynamischer Link). Um Aktionen zu automatisieren, müssen Sie Make verwenden oder über die API codieren.
  • monday.com: ⭐⭐⭐⭐☆.
    Integrationen können Aktionen auslösen: automatische Erstellung von Aufgaben, Senden von Warnungen, Synchronisierung mit dem Kalender usw. Eine echte "if this then that"-Logik, die in die Plattform integriert ist.

💡 Fazit :

  • Notion bleibt effektiv für einfache und ästhetische Integrationen, die sich perfekt für die Strukturierung eines persönlichen Arbeitsbereichs oder eines Team-Wikis eignen.
  • Wenn Sie jedoch eine nahtlose Verbindung zwischen Ihren Tools + intelligente Automatisierung suchen, hat monday.com mit einem ausgereifteren Ökosystem die Nase vorn, das darauf ausgelegt ist, all Ihre Workflows zu orchestrieren.

Wann sollte man sich für monday.com oder Notion entscheiden?

monday.com und Notion wurden nicht für die gleichen Zwecke und Profile entwickelt. Das eine strukturiert, das andere befreit. Hier sind einige konkrete Anwendungsfälle, die Ihnen helfen sollen, herauszufinden, welche am besten zu Ihrer Arbeitsweise passt.

Beispiele für Anwendungsfälle von monday.com

monday.com eignet sich besonders für Teams, die nach einem robusten Werkzeug suchen, um komplexe Projekte zu organisieren, zu automatisieren und zu steuern. Hier sind die Situationen, in denen es zu Ihrem besten Verbündeten wird:

  • Sie verwalten mehrere Projekte parallel, mit unterschiedlichen Beteiligten, mehreren Deadlines und wechselnden Prioritäten.
  • Sie benötigen Gantt-Ansichten, Abhängigkeiten, Zeitverfolgung oder müssen Ihre Sprints/Agiles in Produktteams strukturieren.
  • Sie möchten Ihre Workflows automatisieren: Erinnerungen, Zuweisungen, Status, Integrationen mit Ihren bestehenden Tools.
  • Ihr Unternehmen wächst und Sie suchen eine skalierbare Lösung mit Berichtswesen, konsolidierten Ansichten und differenzierten Rollen.
  • Sie arbeiten in Kontexten mit mehreren Teams (Marketing + Vertrieb + Produkt + Personalwesen) und müssen alles zentralisieren.

Lesen Sie auch: Trello vs. monday.com: Welches Tool ist das beste für Ihr Projekt- und Aufgabenmanagement?

🗣️ Kundenmeinung :

monday.com ist deutlich freundlicher und schneller als die Tools, die wir vorher verwendet haben!

Insgesamt stellen wir eine deutliche Steigerung unserer Produktivität fest. Die Steuerung der Aktivitäten wird erheblich erleichtert!

Nach einigen Monaten der Nutzung von monday.com könnten wir nicht mehr zurück.

Claire Petit, Chargée de Communication Digitale et Projets Evénementiels pour le Programme EVE chez Danone.

Beispiele für Anwendungsfälle von Notion

Notion glänzt immer dann, wenn man Kreativität, Flexibilität und die Zentralisierung von Wissen miteinander verbinden will. Es eignet sich am besten für diejenigen, die gerne ihre eigene Methode aufbauen und die Umgebung schlank halten. Hier sind die Situationen, in denen es die optimale Wahl sein wird:

  • Sie sind Freiberufler, Solopreneur oder kreativ und suchen ein All-in-One-Tool für Ihre Projekte, Notizen, Zeitpläne und Ihr hausgemachtes CRM.
  • Sie dokumentieren viel: Briefing, Prozess, SOP, Wiki, Redaktionsplan, Fortschrittskontrolle ... alles ist in Notion miteinander verknüpft.
  • Sie passen Ihre Methoden gerne an: Ansichten, Eigenschaften, Templates, Seitenhierarchie.
  • Sie arbeiten in kleinem Maßstab, zu zweit oder in kleinen Teams zusammen und möchten, dass alles flüssig, visuell und angenehm ist.
  • Sie bevorzugen einen No-Structure-Ansatz: kein vorgegebener Rahmen, keine Reibung, nur Freiheit.

🗣️ Kundenstimme :

Mit unserem einheitlichen Notion Workspace, der von KI und ihren Integrationen angetrieben wird, arbeiten Teams effizienter und treffen bessere Entscheidungen. Das Unternehmen ist besser organisiert und alle arbeiten harmonisch zusammen.

Cameron Leavenworth, Directeur informatique chez Ramp

Was Sie aus dem Match monday.com vs. Notion lernen sollten

Das richtige Tool hängt in erster Linie von Ihrer Arbeitsweise, dem Reifegrad Ihrer Organisation und der Komplexität Ihrer Projekte ab.

👉 Wenn Sie einen freien, flexiblen und All-in-One-Arbeitsplatz suchen, um Ihre Notizen, Aufgaben, Doks zu zentralisieren und Ihre eigene Methode aufzubauen, ist Notion eine ultraeffiziente Lösung. Es glänzt durch seine Flexibilität, sein schlichtes Design und seine Fähigkeit, alles an einem Ort zu vereinen. Ideal für Freiberufler, Kreativteams oder KMUs, die agil bleiben wollen.

👉 Wenn Sie ein strukturierendes Werkzeug mit mehreren Ansichten, integrierten Automatisierungen, fortschrittlichem Teammanagement und Multiprojektsteuerung benötigen, hat monday.com klar die Nase vorn. Es ist für reife Teams, wachsende KMUs oder Organisationen, die Strenge und Koordination benötigen, konzipiert.

Diese beiden Plattformen erfüllen ganz unterschiedliche Bedürfnisse in Bezug auf Zusammenarbeit, Informationsmanagement und Arbeitssteuerung. Die richtige Wahl hängt von dem angestrebten Grad der Strukturierung und der erwarteten Nutzung in Ihrem Unternehmen ab.

Bedarf Unsere Empfehlung
Flexibler Arbeitsbereich, Notizen machen und Wiki. ✅ Begriff
Individuelles oder kreatives Tool zur Aufgabenverwaltung. ✅ Begriff
Strukturierte Projekte im Team mit erweiterten Ansichten. ✅ monday.com
Automatisierungen, Integrationen und bedingte Logik ✅ monday.com
Verfolgung von Kundenprojekten oder Multitable-Reporting. ✅ monday.com
Visuelles All-in-one, anpassbar und elegant. ✅ Begriff

☝️ Der richtige Reflex ist, beide Tools in einem Pilotprojekt zu testen. Sie werden schnell feststellen, welches am besten zu Ihrer Realität vor Ort passt.

FAQ: monday.com vs. Notion

Welches Tool ist einfacher zu erlernen: Notion oder monday.com?

Notion, ohne zu zögern. Seine Benutzeroberfläche ist flüssig, intuitiv und man kann seine erste Datenbank oder Notiz mit wenigen Klicks erstellen.
monday.com bietet mehr Leistung, erfordert aber am Anfang ein wenig Konfiguration, vor allem um die Tabellen und Automatisierungen zu strukturieren.

Kann man mit Notion und monday.com mehrere Projekte parallel verwalten?

✅Ja, aber mit einem anderen Ansatz:

  • monday.com zentralisiert mehrere Projekte über Dashboards, konsolidierte Ansichten und Multitabellenfilter.
  • Notion arbeitet datenbankbasiert: Es ist möglich, ein Multiprojektsystem zu erstellen, aber das erfordert etwas manuelle Strukturierung.

Kann man Notion und monday.com auch mobil nutzen?

✅Ja, beide Tools haben gut gestaltete mobile Anwendungen, die für iOS und Android verfügbar sind.

  • Notion mobile eignet sich perfekt zum Nachschlagen, für schnelle Notizen und leichte Aktualisierungen.
  • Mit monday mobile können Sie Ihre Tabellen verwalten, den Fortschritt von Projekten verfolgen und sogar unterwegs Statusänderungen vornehmen oder Aufgaben erstellen.

Kann man Notion oder monday.com verwenden, um CRM zu betreiben?

✅Ja, in beiden Fällen:

  • monday.com bietet ein fertiges CRM-Modul mit Automatisierungen, Pipelines, Kundenansichten, Erinnerungen usw.
  • Notion kann als anpassbares CRM dienen, aber alles muss über eine Datenbank und Ansichten (Tabelle, Kanban usw.) aufgebaut werden.

Was sind die besten Alternativen zu Notion oder monday.com?

  • ClickUp: Eine Mischung aus Notion und monday.com, ultrakomplett und anpassbar.
  • Asana: Strukturierter als Notion, einfacher als monday.com.
  • Coda: für diejenigen, die dynamische Doks mit Datenbank-Logik erstellen wollen.
  • Airtable: hervorragend für visuelle Datenbanken mit schlanker Projektlogik.
  • Wrike: für große Teams mit fortgeschrittenen Anforderungen an das Prozessmanagement.

Artikel übersetzt aus dem Französischen